Сущность и применение S.M.A.R.T-методологии

Повсеместное распространение аббревиатуры SMART связывается в сознании обывателя с наделением явления или прибора некой «разумностью», например, SMART-TV считается «умным» телевидением, а смартфоны — «умными» телефонными аппаратами. Но на самом деле истинная трактовка аббревиатуры иная и никак не связана с маркетингом.

S.M.A.R.T. — сокращение, не имеющее единой трактовки. Рассмотрим все имеющиеся варианты. Согласно основной методологии, SMART является наиболее эффективной и корректной постановкой задач с конкретными формулировками.

Какие могут встречаться проблемы при постановке задач

Рассматривая людей сквозь призму идей фантаста Хаббарда, человек — существо, которое проживает в собственной Вселенной. И основной проблемой любых коммуникаций является осуществление взаимодействия с другими Вселенными. Что творится в голове постороннего человека? На этот вопрос не могут с точностью ответить даже специалисты. И если в процессе обычного общения многим из нас удается сглаживать острые углы и обходить стороной ненужные темы, то при постановке задач требуется максимальная синхронизация Вселенной руководителя и Вселенной подчиненного.

Пример из жизни. Новый сотрудник на днях будет именинником. Шеф вызывает его и ставит задачу собрать коллектив, накрыть стол, одним словом, влиться в коллектив. Новичок в недоумении. Он пока не узнал местных обычаев, не начал тесно общаться с коллегами и постеснялся расспросить кого-то из сотрудников о том, как обычно подобные праздники организуются. В итоге сотрудник решает действовать самостоятельно, по ситуации. Отсутствие каких-либо выплат на новом месте заставляет его подходить к делу рационально и не тратить слишком много личных сбережений. Работник в свой день рождения заходит с утра в ближайший супермаркет и покупает торт. По его подсчетам, на отдел, где он трудится, этого десерта хватит.

Результат — поздравить новичка приходят сотрудники соседних отделов, в данной компании сложилась такая традиция, и элементом корпоративной культуры является заказ быстрой еды — пиццы, осетинских пирогов, суши. Никто не ожидал увидеть десерт, причем в таком ограниченном количестве. В итоге «проставиться» новому сотруднику нормально не удается, мнение коллег о нем складывается не очень хорошее, мероприятие приносит противоположный эффект.

Руководитель относится к сотруднику с недоверием, самооценка новичка падает, скорее всего, дальнейшее взаимодействие этих людей будет сведено к минимуму.

На самом деле в данной компании существует некий общий бюджет — своеобразная копилка, откуда и берутся деньги на празднование дней рождения. Деньги в эту копилку собирают с нескольких отделов, которые трудятся на одном этаже. Владелец пиццерии напротив офиса предоставляет сотрудникам скидку, а в день рождения кого-то из сотрудников — дополнительный бонус. Чтобы заказать пиццу, достаточно позвонить в пиццерию и обозначить свои пожелания. Через 30 минут еду привозят прямо в офис, за заказ рассчитываются из копилки, а остаток денег складывают в конверт для вручения имениннику.

Анализ причин провала новичка

Сотрудник после получения от шефа поручения не стал уточнять у коллег правила, традиции и устоявшиеся обычаи компании. Отсутствие полной информации, необходимой для решения задачи, практически всегда приводит к провалу. Но и руководитель тоже отчасти виноват в случившемся: он должен был дать подчиненному больше сведений о предстоящем мероприятии. Простые формулировки как руководство к действию применимы лишь в коллективах, где все члены команды в курсе сложившихся традиций. К сожалению, сплоченные и дружные коллективы единомышленников в наше время — большая редкость.

Итог — видение проблемы в голове начальника и голове подчиненного было различным. Отсутствие совпадения картинок привело к результату, который нельзя назвать позитивным. Казус можно было бы предупредить, если бы 2 человека своевременно предметно синхронизировали свои Вселенные, то есть подробнее бы обсудили проблему и способы ее решения.

Важно: для профилактики ситуаций с неверной трактовкой поручений или неграмотной постановкой задач и разработана СМАРТ-методология.

Расшифровка SMART в теории управления

Аббревиатура SMART в различных научных трудах, периодических публикациях и монографиях расшифровывается различным образом. Для удобства восприятия сгруппируем данные сведения в таблицу ниже.

Буква	Распространенное значение	Альтернативная трактовка
S	Specific Конкретность, специфичность	Strategic Стратегичность, соответствие стратегии
M	Measurable Измеримость	Motivating Мотивация
A	Achievable или Attainable Достижимость	Assignable Ответственный, назначаемый Agreed (согласованный) Action-oriented (ориентированный на действие) Ambitious (амбициозный) Aligned with corporate goals (соответствующий корпоративным целям) Attainable and achievable Возможность, достижимость
R	Relevant Уместность, релевантность	Realistic (реалистичность) Resourced (обеспеченный ресурсами) Reasonable (разумный) Realistic and resourced (реалистичный и обеспеченный ресурсами) Results-based (основанный на результате)
T	Time-bound Ограниченный во времени илиTime-limited Лимитированный по времени	Trackable (отслеживаемый) Time-based (основанный на времени) Time-oriented (ориентированный на время) Time/cost limited (ограниченное сочетание время/деньги) Timely (своевременный) Time-sensitive (чувствительный ко времени) Timeframe (временные рамки) Testable (проверяемый)

Стоит отметить, что в английском чаще используется следующее написание термина — S.M.A.R.T, чтобы не было путаницы с технологическими гаджетами и прочими инновациями. Основное применение рассматриваемого понятия связано с целями и задачами в менеджменте.

Использование методологии SMART в командной работе

Основной идеей практического применения СМАРТ является как можно больше конкретной информации в межличностных коммуникациях. Чем четче и понятнее поставленные перед подчиненными цели и задачи, тем более близок к желаемому результат.

В задаче важно указать следующие вводные:

• цель, которая должна быть уместна и конкретна;
• измеримый результат в количественном выражении (не обязан быть достижимым);
• временные рамки для выполнения задания.

Важный акцент: перечисленные ориентиры пересекаются с функциями любого менеджера (планирование, постановка конкретной цели, назначение ответственного исполнителя, материально-техническое обеспечение, контроль выполнения и анализ).

Когда в задаче закладывается максимум конкретной информации, диапазон свободы для исполнителя становится более узким. Иными словами, перед ним поставлена конкретная цель, и единственно верный алгоритм — взять и сделать так, как сказали.

Способы постановки задач по технологии SMART

Любой процесс, подлежащий стандартизации, может называться технологией. Процедура постановки целей и задач SMART — яркий пример реализации типовой структуры конкретных предложений. При определении цели используется будущая или настоящая форма глаголов: нарастить, добиться, увеличить, приумножить, сохранить и т. д.

Также необходимо определить объект для направления усилий исполнителя — здесь имена существительные в единственном или множественном числе: договор, выручка, продажи, объемы, показатели и др.

Также понадобятся количественные значения (в процентном или числовом выражении): на 40 %, на 500 тыс. руб. И обязательно необходимо указание, с чем сравниваем (по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, к примеру). Обязательным элементом любой задачи либо цели является указание конкретной даты исполнения: к определенному числу, за месяц, в течение недели и проч.

Цель указывается как опция и оформляется зачастую тезисом после словосочетания «чтобы». Пример: для того чтобы выйти на новый уровень производительности, далее по конкретике.

Приведенный конструктор — лишь ориентировочный, рекомендация. Менеджер может его использовать либо излагать текст в свободной интерпретации, но обязательно с соблюдением правила: «Чем конкретнее, тем лучше».

В таблице ниже приведены примеры корректной постановки задач и неправильных формулировок.

Некорректная формулировка	Верная цель
Поднять уровень продаж	Увеличить продажи на 10 % по сравнению с предыдущим кварталом
Нарастить трафик на сайте	Поднять численность посетителей интернет-ресурса на 15 % в целом и на 7—8 % пришедших из социальных медиа
Поднять выручку за квартал на 2 млн руб. (указания на конкретику отсутствуют)	Увеличить объемы продаж в следующем квартале на 2 млн руб. по сравнению с первым кварталом этого года за счет оптимизации затрат и продвижения продукции через СМИ
Сократить объем жалоб	В течение 14 дней наделить ночных менеджеров полномочиями предложения конфликтным клиентам дополнительных скидок (10—15 %) для сокращения количества оставляемых жалоб

Приведенные примеры формулировок условные. В каждом конкретном случае и в условиях деятельности определенной компании цели могут быть другими. Важно соблюдение принципа.

Немного о подводных камнях SMART

Составление излишне детализированных задач требует от управленцев затрат времени. Ведь приходится все обдумать заранее: что сделать, когда и какими инструментами. Такие директивы расслабляют непосредственных исполнителей, полностью лишают их инициативности. На практике часто бывают ситуации, когда сотрудник при объяснении своего промаха или ошибки аргументировал это отсутствием четких указаний в поставленной перед ним задаче. Описанный алгоритм управления близок к микроменеджменту, и во многих отраслях экономики он неэффективен.

Второй минус — SMART-технология неприменима для составления стратегических планов, т. к. требует конкретики. А составить прогноз более-менее точно по многим финансовым показателям крайне сложно.

Третий недостаток — это неприятие командами, привычными работать на основе других методик. Внедрение новой и непонятной практики может привести к разбалансировке хорошо работающего механизма внутренних коммуникаций. Это тот случай, когда лучшее — враг хорошего.

Подключение автоматизации

В сервисе  Projecto можно формулировать любые задачи и ставить разные цели. Платформа гибкая, отлично адаптируется под запросы пользователя и подстраивается под разную методологию. Каждую задачу можно максимально детализировать, обозначив:

• точное время завершения и необходимость периодического повторения (если надо);
• исполнителя или нескольких исполнителей;
• отправку напоминаний (разовых, по графику, с уведомлением на платформе, по электронке или в мобильном приложении);
• чек-листы как отдельные компоненты сложных задач;
• место, проект — субъекты соотнесения поставленной задачи.

Все задачи поступают непосредственному исполнителю в «Личный кабинет», пропустить их физически невозможно. Подчиненный вправе отказаться от выполнения при направлении аргументированного отказа через специальную форму. К каждой задаче привязан рабочий чат, где можно уточнить конкретную информацию. Для реализации методологии SMART в полях задачи просто заполняются разделы «Название» и «Описание».